Vastgesteld Reglement van het overlegorgaan van de CliŽntenraad en de sectoren Sociale Zaken en Werkgelegenheid van de dienst Welzijn van de gemeente Leeuwarden.

 

1.Omschrijving van de in het reglement gebruikte begrippen

A. CliŽnt: degene die in een relatie staat tot de sector Sociale Zaken van de dienst Welzijn in verband met een bestaande of vroegere aanspraak op een verstrekking op grond van wetten en regelingen, waarvan de uitvoering aan die sector is opgedragen;

B. CliŽntenorganisatie: de lokaal georiŽnteerde organisatie die tot doel heeft in algemene zin de belangen van cliŽnten of personen op wie het gemeentelijk beleid van inkomensondersteuning is gericht te behartigen;

C.vertegenwoordigers van cliŽnten

de vertegenwoordiger van de volgende cliŽntenorganisaties

(1) de Arme Kant van Leeuwarden;

(2) het Platform Een- en tweepersoonshuishoudens Leeuwarden;

(3) Stichting Blut;                

(4) Vrouwen en de bijstand;

(5) de vakcentrale FNV;

(6) de vakcentrale CNV;

(7) CoŲrdinatieorgaan Samenwerkende Ouderenorganisaties;

De vertegenwoordiger van de belangenorganisatie, van wie de specifieke inbreng naar het oordeel  van het college van burgemeester en wethouders niet kan worden gemist uit oogpunt van cliŽntenparticipatie;

de cliŽnt die na een algemene openbare kandidaatstelling is aangewezen door de onder 1) en 2) vermelde organisaties om op persoonlijke titel deel te nemen aan het overlegorgaan.

sectormanager: de manager van de sector Sociale Zaken of de manager van de sector Werkgelegenheid van de dienst Welzijn.

2. Doel van het overlegorgaan

Er is een overlegorgaan waarbinnen vertegenwoordigers van cliŽnten enerzijds en de managers van de sectoren Sociale Zaken en Werkgelegenheid van de dienst Welzijn van de gemeente Leeuwarden anderzijds met elkaar overleggen, met als doel het bevorderen van de kwaliteit van de beleidsvoorbereiding en ≠uitvoering op het terrein van inkomensvoorziening, inkomensondersteuning en reÔntegratie, een en ander voorzover dit van invloed is op de positie van de cliŽnt.

Op basis van dat overleg adviseren de vertegenwoordigers van de cliŽnten het gemeentebestuur op de bovenstaande beleidsvelden.

3.Samenstelling van het overlegorgaan:

Deelnemers

Aan het overleg nemen deel:

a. de voorzitter;

b. de vertegenwoordigers van cliŽnten

c. de sectormanager.

Het aantal vertegenwoordigers van cliŽnten bedraagt ten hoogste 15 personen.

Voorzitter

Het overleg staat onder leiding van een onafhankelijk voorzitter.

De deelnemers van het overlegorgaan benoemen in gezamenlijk overleg de voorzitter uit de personen die na een openbare oproep zich kandidaat hebben gesteld voor de functie van voorzitter van het overlegorgaan.

De voorzitter is niet cliŽnt, lid van of werkzaam onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de gemeente Leeuwarden.

Hij wordt benoemd voor de duur van de zittingsperiode van de gemeenteraad. Bij tussentijdse benoeming kan de periode van benoeming tevens de daaropvolgende zittingsperiode van de raad omvatten. Hij is herbenoembaar.

Het overlegorgaan wijst uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter aan.

De vertegenwoordigers van de cliŽnten

De onder punt 1 met name aangeduide cliŽntenorganisaties wijzen elk een persoon aan die hen vertegenwoordigt in het overlegorgaan, alsook een plaatsvervanger.

Burgemeester en wethouders kunnen andere belangenorganisaties van wie de specifieke inbreng uit oogpunt van evenwichtige beleidsvorming naar hun oordeel niet kan worden gemist, vragen tot deelname aan het overlegorgaan. Alvorens een zodanig verzoek te doen, horen burgemeester en wethouders het overlegorgaan over hun voornemen. De belangenorganisatie wijst een persoon aan die de organisatie vertegenwoordigt in het overlegorgaan, alsook een plaatsvervanger.

De vertegenwoordigers van cliŽnten kunnen ten hoogste vijf cliŽnten aanwijzen die op persoonlijke titel deelnemen aan het overleg. De aanwijzing moet betreffen personen die na een algemene openbare oproep tot kandidaatstelling zich beschikbaar hebben gesteld voor deelname aan het overleg. Uit deze groep van kandidaten worden zo mogelijk ook plaatsvervangers aangewezen.

De vertegenwoordigers van cliŽnten kunnen voorstellen dat ook andere cliŽntenorganisaties deelnemen aan het overlegorgaan. Over de deelname wordt in gezamenlijk overleg besloten.

De persoon die in zijn hoedanigheid van cliŽnt als deelnemer aan het overleg is aangewezen en die deze hoedanigheid verliest, kan als zodanig blijven deelnemen aan het overleg totdat in diens vacature is voorzien. De vervulling van een tussentijdse vacature geschiedt binnen drie maanden nadat deze is ontstaan. De aanwijzing kan plaatsvinden uit de kring van cliŽnten die zich eerder als kandidaat hebben gemeld na een openbare oproep tot kandidaatstclling.

Sectormanager

Aan het overleg neemt de sectormanager deel, tot wiens verantwoordelijkheid het onderwerp behoort waarover advies wordt gevraagd, dan wel wordt gegeven.

De sectormanager Sociale Zaken is verantwoordelijk voor de algemene aspecten van cIientenparticipatie. De sectormanager kan zich in het overleg laten bijstaan door medewerkers.

Secretaris

Als secretaris van het overlegorgaan treedt een door de sectormanager Sociale Zaken aan te wijzen ambtenaar op.

4.Taken en bevoegdheden van het overlegorgaan

De vertegenwoordigers van de cliŽnten geven desgevraagd of uit eigen beweging advies aan het gemeentebestuur of aan de sectormanager, voorzover de uitoefening van bevoegdheden aan hem is opgedragen, over alle aangelegenheden van beleidsvoorbereiding en - uitvoering die van invloed zijn op de positie van de burger als cliŽnt.

Tot deze aangelegenheden behoren niet:

a. klachten, bezwaarschriften en andere zaken die op individuele personen betrekking hebben en voorzover deze geen algemene strekking hebben;

 b. onderwerpen van interne organisatie, voorzover deze geen aanwijsbare gevolgen heeft voor de  dienstverlening aan cliŽnten;

c. onderwerpen die een landelijke regeling betreffen, voorzover bij de uitvoering geen keuzes    zijn gelaten aan het gemeentebestuur, dit behoudens de vraag of het gemeentebestuur volledig    de  ruimte benut  die de wettelijke regeling biedt.

De sectormanager verstrekt het overlegorgaan tijdig en desgevraagd schriftelijk alle inlichtingen en gegevens die het redelijkerwijs voor de vervulling van zijn taak nodig heeft, dit met inachtneming van de Wet openbaarheid van bestuur.

De sectormanager stelt het overlegorgaan in ieder geval tijdig in de gelegenheid advies uit te brengen over elk voorgenomen besluit dat de gemeenschappelijke belangen van de cliŽnten raakt.

De sectormanager draagt zorg voor de verwerking van de opvattingen van het overlegorgaan in het beleidsproces.

Hij doet mededeling aan het overlegorgaan van elk besluit over een aangelegenheid waarover het overlegorgaan advies heeft gebracht, en voorzover van dat advies is afgeweken, onder opgave 'van de redenen.

5.Werkwijze van het overlegorgaan

 

Aantal vergaderingen

Het overlegorgaan vergadert tenminste vijf keer per jaar.

liet lid van het college van burgemeester en wethouders belast met de portefeuille Sociale Zaken voert tenminste twee keer per kalenderjaar overleg met het overlegorgaan.

Oproeping en agendering

De voorzitter stelt na overleg met de deelnemers aan het overlegorgaan de plaats, datum en het tijdstip van de vergadering vast.

                                                                                                       De voorzitter roept de deelnemers ten minste twee weken voor de dag van de vergadering schriftelijk op onder opgave van de te behandelen punten en onder toezending van de daarop betrekking hebbende stukken. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter hiervan afwijken.

De voorzitter roept het overlegorgaan ook in vergadering bijeen, als hij dit nodig oordeelt, dan wel als tenminste twee deelnemers aan hem met opgave van redenen de wens daartoe te kennen geven.

De voorzitter kan bepalen dat de deelnemers tot een door hem te bepalen tijdstip geheimhouding in acht nemen met betrekking tot de inhoud van bepaalde stukken en mededelingen.

De voorzitter draagt er zorg voor, dat tegelijk met de oproeping voor de vergadering dag en uur ter openbare kennis wordt gebracht.

De vergadering wordt in het openbaar gehouden, tenzij de voorzitter of het overlegorgaan besluit dat de behandeling van een of meer agendapunten niet in het openbaar plaatsvindt. De voorzitter kan geheimhouding bepalen ten aanzien van het met betrekking tot het in de besloten vergadering behandelde.

Het overlegorgaan kan gemeenteambtenaren en andere personen uitnodigen om de inlichtingen te geven nodig zijn voor een goede vervulling van zijn taak. Indien aan het horen van andere personen dan gemeenteambtenaren kosten verbonden zijn, komen deze niet ten laste van de gemeente tenzij het college van burgemeester en wethouders vooraf met de uitgave hebben ingestemd.

Besluitvorming

De voorzitter leidt de beraadslagingen, neemt daaraan deel maar heeft geen stemrecht wat betreft de uit te brengen adviezen, behoudens de aangelegenheden die de orde van de vergaderingen betreffen.

Het overlegorgaan brengt geen adviezen uit, indien niet tenminste de helft van de vertegenwoordigers van de cliŽnten ter vergadering aanwezig is.De aanwezigheid blijkt uit de voor het begin van de vergadering getekende presentielijst.

Zonodig kan het overlegorgaan ook adviezen vaststellen zonder in vergadering bijeen te zijn, door middel van telefonisch, schriftelijk of op andere wijze gepleegd overleg. Indien tenminste een deelnemer in een bepaald geval bezwaar maakt tegen het nemen van een besluit op de in vorige zin voorziene wijze, neemt de cliŽntenraad niet een besluit zonder in vergadering geweest te zijn.

De bepalingen over het quorum en het vereiste van de meerderheid van stemmen blijven van overeenkomstige toepassing.

De besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen.

Stemming over personen geschiedt schriftelijk.

Bij het staken van stemmen over zaken die niet betreffen het vaststcllen van adviezen cn ovcr personen, wordt het besluit tot een volgende vergadering uitgesteld. Indien in die vergadering de stemmen weer staken, beslist de voorzitter als het gaat over zaken, en het lot als het gaat om personen.

Bij het staken van stemmen over andere zaken kan de cliŽntentenraad al in eerste lezing besluiten een verder advies vast te stellen.

Op verzoek van een of meer deelnemers voegt de voorzitter een minderheidsadvies toe aan het vastgesteld advies.

De secretaris

De secretaris registreert de inkomende en uitgaande stukken, ontwerpt de agenda, zendt de stukken aan de deelnemers van het overlegorgaan en regelt de plaats van vergaderen.

De secretaris maakt van iedere vergadering een verslag op.

Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering ter vaststelling aan het overlegorgaan aangeboden. De voorzitter en de secretaris ondertekenen het vastgesteld verslag.

Ondertekening stukken

De voorzitter en de secretaris tekenen de stukken die van het overlegorgaan uitgaan. De voorzitter kan bepalen welke stukken door de secretaris alleen kunnen worden getekend.

6.Faciliteiten

Met het oog op het behoorlijk vervullen van de adviesfunctie kunnen de vertegenwoordigers van de cliŽnten in aanmerking worden gebracht voor de volgende faciliteiten.

De vertegenwoordiging van de cliŽnten wordt ten behoeve van het gezamenlijk vooroverleg een ruimte in het gemeentekantoor ter beschikking gesteld op kosten van de sector Sociale Zaken.

Ten behoeve van dat vooroverleg en de vergaderingen van het overlegorgaan kan ook voor gemeentelijke rekening gebruik gemaakt worden van de kopieerfaciliteiten van de gemeente.

De cliŽntenraad zal een pagina op de gemeentelijke website onder de button van de sector Sociale Zaken ter beschikking worden gesteld.

De cliŽntenraad wordt in de gelegenheid gesteld om een keer per jaar een mailing te verzorgen onder de cliŽnten van de sector Sociale Zaken, dan wel een bijeenkomst te organiseren, met het oog op de versterking van de relatie van haar achterban in het kader van het functioneren als cliŽntenraad.

De vertegenwoordiger van de cliŽnten kan een cursus volgen ter verwerving van basisvaardigheden om als deelnemer van het overlegorgaan effectief een bijdrage te leveren aan de totstandkoming van beleid. De gemeente vergoedt de kosten daarvan, mits de vergoeding vooraf wordt gevraagd en de kosten als redelijk zijn aan te merken.

De vertegenwoordiger heeft aanspraak op een abonnement op de stukken van de Raadsadviescommissie Welzijn.

De vertegenwoordiger van cliŽnten komt in aanmerking voor een tegemoetkoming in de kosten die hij overigens maakt in verband met de advies werkzaamheden ten behoeve van het gemeentebestuur, zoals onder meer de kosten van communicatie (telefoon, computer e.d.), (vak)literatuur, kosten lidmaatschappen, bureaukosten (porti, kopieerkosten, kantoorbenodigdheden), congressen / studiebijeenkomsten, reiskosten e.d.

De tegemoetkoming bedraagt Ä 54,45 per bijgewoonde vergadering van het overlegorgaan. Indien de vertegenwoordiger als gevolg van ziekte of een andere onvoorziene omstandigheid de vergadering van het overlegorgaan niet kan bijwonen en zich niet laat vervangen, wordt de tegemoetkoming ten hoogste een keer per jaar verstrekt zonder daarbij de voorwaarde van aanwezigheid in de vergadering te stellen.

De tegemoetkoming wordt desgewenst betaalbaar gesteld aan de organisatie die de deelnemer aan het overleg vertegenwoordigt.

Het bedrag van de tegemoetkoming wordt tweejaarlijks aangepast aan de prijsontwikkelingen in de daaraan voorafgaande twee kalenderjaren op basis van de consumentenprijsindex voor alle huishoudens. Het alsdan aangepaste bedrag is gelijk aan het geldende bedrag van de tegemoetkoming, vermenigvuldigd met het indexcijfer over het jaar voorafgaand aan het kalenderjaar waarin het aangepaste bedrag van kracht wordt, en gedeeld door het indexcijfer van het jaar voorafgaand aan de datum van ingang van het geldende bedrag De tegemoetkoming wordt voor het eerst aangepast in januari 2003, waarbij de prijsindexcijfers over de jaren 2000 en 2002 in vergelijking worden gebracht. Het resultaat wordt naar boven afgerond op hele euro's.

De kosten van kinderopvang tot ten hoogste een bedrag van Ä 2,27 per uur worden afzonderlijk vergoed op basis van declaratie; dit geldt ook voor de kosten van parkeren voor de vertegenwoordiger, indien de betrokkene in het bijzonder is aangewezen op vervoer per auto.

De voorzitter komt eveneens in aanmerking voor de aan de vertegenwoordiger van de cliŽnten verleende faciliteiten.

De door de sectormanager toegestane kosten van werving en selectie van kandidaten voor de functie van voorzitter en vertegenwoordiger van cliŽnten komen ten laste van de gemeente.
Einde tekst Reglement Overlegorgaan Cliëntenraad met afdeling Sociale Zaken en Additionele werkgelegenheid van de gemeente Leeuwarden.